Cara Mengganti Banyak Kata Sekaligus di Microsoft Word dengan Fitur Replace

Dalam membuat sebuah dokumen adakalanya terdapat beberapa kata atau kalimat yang salah dan memerlukan perbaikan. Jika hanya satu atau dua kata saja, mungkin menggantinya secara langsung akan mudah.

Tetapi jika kesalahan penulisan atau ejaan tersebut banyak, akan sangat tidak efektif kalau dilakukan penggantian satu persatu secara manual. Belum lagi jika dokumen tersebut terdapat banyak halaman. Selain melelahkan, cara manual tentu saja berpotensi terjadinya human error.

Nah untuk mengatasi hal tersebut, Microsoft Word telah menyediakan fitur yang bisa digunakan, yaitu fitur Replace.

Apa itu Fitur Replace?

Fitur Replace adalah fitur dalam Microsoft Word yang berguna untuk melakukan pengeditan kata atau kalimat baik satu persatu maupun secara bersamaan (masal). Dengan menggunakan fitur ini, sobat dmiftah tidak perlu repot-repot mencari posisi setiap kata atau kalimat yang salah lalu menggantinya secara manual.

Jadi, jika dalam tugas sobat muncul pertanyaan seperti ini :

Fitur yang digunakan untuk menemukan teks cepat dan menggantinya dengan teks diinginkan dalam ms. word adalah…

Maka jawabannya adalah Fitur Replace

Cara Kerja Fitur Replace

Cara kerja dari fitur Replace ini adalah dengan mencari seluruh data dalam dokumen Microsoft Word, baru selanjutnya melakukan pengeditan atau penggantian sesuai kebutuhan. Makanya fitur ini berada satu jendela dialog dengan fitur Find. Baca juga: Cara Mencari Data Secara Efektif di Microsoft Word dengan Fitur Find

Cara Mengganti Kata atau Kalimat dengan Fitur Replace

Setelah mengetahui definisi dan cara kerja dari fitur Replace, selanjutnya sobat bisa mulai menggunakan fitur Replace. Untuk menggunakan fitur Replace, ikuti langkah berikut.

Cara Mengganti Kata Secara Cepat

Untuk mengganti kata, frasa, atau kalimat di Microsoft word dengan cepat, ikuti langkah berikut

  1. Klik menu Home
  2. Pada toolbar grup Editing, klik Replace hingga muncul jendela Find and Replace. Atau sobat juga bisa menggunakan cara cepat yaitu dengan menggunakan CTRL+H di keyboard. Baca juga: Daftar Shortcut Keyboard Lengkap di Microsoft Word
  3. Masukkan kata yang ingin diganti pada kolom Find what
  4. Lalu masukkan kata penggantinya pada kolom Replace with
  5. Klik Replace All untuk mengganti semua kata atau kalimat sekaligus yang sesuai.
  6. Tutup jendela dialog Find and Replace

Cara Mengganti Kata Secara Tepat

Mengganti kata dalam dokumen Microsoft Word adakalanya memerlukan keteletian lebih. Misalkan jika dalam dokumen tersebut memang ada kata yang ingin diganti tetapi tidak semuanya diganti, maka cara berikutnya bisa dilakukan.

Berbeda dengan cara pertama diatas yang 'membabi buta' mengganti kata atau kalimat tanpa memperhatikan atau mengecek data sebelumnya, maka dengan cara ini sobat akan memilih-milih dahulu kata atau kalimat mana yang sekiranya akan diganti.

Untuk melakukan pencarian dan penggantian kata, frasa, atau kalimat dengan tepat, ikuti langkah berikut.

  1. Klik menu Home
  2. Pada toolbar grup Editing, klik Replace hingga muncul jendela Find and Replace.
  3. Masukkan kata yang ingin diganti pada kolom Find what.
  4. Lalu masukkan kata penggantinya pada kolom Replace with.
  5. Klik Find Next untuk mencari kata yang ingin diganti.
  6. Jika yakin kata tersebut ingin diganti, klik Replace.
  7. Sobat bisa mengulanginya lagi dengan melakukan hal yang sama sesuai kebutuhan.
  8. Jika sobat tidak ingin mengganti kata yang telah dicari, cukup langsung klik Find Next hingga pencarian dilakukan ke kata berikutnya.

Dengan melakukan cara tersebut memang sedikit ribet, tetapi ketelitiannya cukup tinggi., dan lagi kesalahan edit pun akan minim.

Bayangkan saja jika hanya menggunakan fitur Replace All, lalu kata atau kalimat yang telah sobat ganti ternyata sebenarnya ada yang tidak perlu diganti dan dokumen Microsoft Word itu terdiri dari puluhan bahkan ratusan halaman seperti pada jurnal atau karya tulis ilmiah lainnya. Apa yang harus dilakukan?

Masih beruntung jika proses pengeditannya belum terlalu jauh dilakukan, sobat bisa membatalkan dengan fitur Undo. Tetapi jika sudah terlanjur jauh mengedit dan menyimpannya, ambyar lah sudah.

Cara terbaik memperbaikinya ya memang menggunakan fitur replace dengan cara seperti ini. Akan tetapi jika sobat menggunakan fitur replace dengan cara ini sejak awal tentunya tidak akan 'kerja dua kali' yang membuat waktu dan tenaga terbuang.

Cara Mengganti Kata dan Format Teks sekaligus

Dalam penggantian kata pun, adakalanya kita memerlukan format teks di kata penggantinya, misalkan ingin dicetak tebal, cetak miring, digaris bawahi, dan sebaginya.

Nah dalam fitur Replace ini sobat dmiftah juga bisa melakukannya sekaligus. Untuk mengganti kata sekaligus dengan format teksnya, ikuti langkah berikut

  1. Buka jendela dialog dengan klik Replace atau menekan Ctrl+H
  2. Masukkan kata yang ingin diganti pada kolom Find what
  3. Masukkan kata penggantinya pada kolom Replace with
  4. Ketika posisi kursor masih di kolom Replace with, gunakan shortcut keyboard untuk mengganti format teksnya sesuai kebutuhan. Misal jika sobat ingin kata penggantinya dalam format cetak tebal, tekan Ctrl+B. Jika ingin dalam format cetak miring, tekan Ctrl+I, dan seterusnya.
  5. Klik Replace All untuk langsung mengganti teks secara keseluruhan dalam dokumen atau sobat bisa melakukan secara hati-hati seperti cara kedua diatas.

Cara ini juga berlaku kebalikannya.

Jika teks yang akan diganti sebelumnya mempunyai format teks misalkan cetak tebal dan ingin diganti dengan teks yang tidak ingin dicetak tebal, maka pada kolom Replace with sobat gunakan shortcut keyboard sesuai kebutuhan.

Misal untuk membuat teks cetak tebal 'digunakan' menjadi 'digunakan' (tidak cetak tebal), maka sobat harus menekan shortcut Ctrl+B dua kali hingga terlihat keterangan Not Bold. Begitupun untuk format teks lainnya.

Cara Mengganti Kata di Word dengan Advanced Replace

Seperti pada fitur Find, fitur Replace juga memiliki fitur Advanced yang sama. Kriteria pencarian bisa diatur agar lebih tepat sesuai keperluan. Selanjutnya bisa teks penggantinya bisa diset lebih spesifik juga.

Untuk mengganakan fitur Advanced Replace, ikuti langkah berikut 

  1. Klik menu Home
  2. Pada toolbar grup Editing, klik Replace hingga muncul jendela Find and Replace
  3. Masukkan kata yang akan dicari pada Find what.
  4. Masukkan kata penggantinya pada kolom Replace with.
  5. Klik More>> untuk menampilkan pilihan kriteria Advanced. Di menu ini akan terlihat menu Advanced Find yang dimaksudkan sebagai fitur untuk membuat pencarian lebih spesifik. Untuk keterangan tentang advanced Find ini silahkan baca di Cara Menggunakan Advanced Find Microsoft Word

Selanjutnya pada menu paling bawah terdapat Advanced Replace yang terdiri dari 3 pilihan yang bisa digunakan yaitu Format, Special, dan No Formatting

  1. Format
    • Font

      Memuat berbagai pengaturan tentang Font seperti nama huruf, gaya huruf, ukuran huruf, warna, gaya garis bawah, warna garis bawah teks, dan berbagai efek seperti teks dicoret (strikethrough), Doublestrikethrough, Superscript, Subscript, Small caps, All caps, dan Hidden.

      Memuat berbagai pengaturan tentang Font seperti nama huruf, gaya huruf, ukuran huruf, warna, gaya garis bawah, warna garis bawah teks, dan berbagai efek seperti teks dicoret (strikethrough), Doublestrikethrough, Superscript, Subscript, Small caps, All caps, dan Hidden.

      Di jendela Font ini juga terdapat pilihan Advanced nya, dimana sobat dmiftah bisa mengatur Character spacing dan OpenType Features.

    • Paragraph

      Terdiri dari berbagai pengaturan paragraf seperti paragraf indentasi, line spacing, dan sebagainya.

    • Tabs

      Menampilkan jendela dialog Tabs Stop.

    • Language

      Menampilkan jendela pemilihan format bahasa.

    • Frame

      Menampilkan jendela dialog Text Wrapping dan berbagai pengaturan didalamnya

    • Style

      Menampilkan jendela pilihan style teks formatting seperti Heading 1, Heading 2, dan sebagainya.

    • Highlight

      Mengaktifkan atau menonaktifkan fitur Highlight pada teks

  2. Special

    Pada menu ini terdapat berbagai macam format spesial untuk teks, yaitu Paragraph Mark, Tab Character, Caret Character, Section Character, Paragraph Character, Clipboard Contents, Column Break, Em Dash, En Dash, Find What Text, Manual Line Break, Nonbreaking Hyphen, Nonbreaking Space, dan Optional Hyphen.

  3. No Formatting

    Pilihan ini untuk membatalkan style atau tipe format teks yang telah dipilih sebelumnya. Misalkan jika telah diaktifkan cetak tebal dengan menekan Ctrl+B maka untuk menghilangkannya selain dengan menekan kembali Ctrl+B bisa dilakukan dengan memilih No Formatting ini.

    Untuk menggunakan format teks ini sobat dmiftah hanya perlu menempatkan kursor pada kolom Replace With lalu pilih tipe format teks spesial yang diinginkan.

Demikian tutorial Cara Mengganti Banyak Kata Sekaligus di Microsoft Word dengan Fitur Replace.  Kunjungi selalu dmiftah.com untuk update info, tips, dan ulasannya terbaru lainnya.

Artikel ini bermanfaat? Share ke teman-teman kamu yuuk!
Next Post Previous Post
No Comment
Add Comment
comment url

Mungkin sobat perlu baca ini :

close