Cara Membuat Label Undangan Otomatis pada Ms Word

Halo semuanya! Apa kabar? Mudah-mudahan sehat ya. Kali ini dmiftah akan membagikan tips tentang Cara Mudah Membuat Label Undangan Otomatis Pada Ms Word. Simak terus ya. 

Pernikahan adalah moment yang sangat istimewa bagi setiap orang dan tentu saja momen ini tidak ingin di lalui begitu saja oleh sebuah pasangan. Kehadiran keluarga besar dan sanak saudara tercinta, sahabat terbaik, ataupun orang-orang terdekat sangat dinantikan oleh pasangan pengantin.

Undangan adalah salah satu cara yang wajib dan memang sudah biasa dilakukan untuk mengajak orang untuk menghadiri acara sakral ini. Dengan adanya undangan, acara pernikahan terlihat lebih formal serta informasi yang diberikan lebih jelas terutama untuk waktu dan tempat pelaksanaan.

Saat ini sudah banyak sekali jasa percetakan undangan pernikahan yang terbilang murah dan dengan desain-desain unik yang bisa menjadi referensi sobat dmiftah dalam membuat undangan. Dalam pembuatan undangan pernikahan tersebut umumnya sudah termasuk dengan plastik pembungkus maupun ucapan terima kasih kedatangan.

Tapi tentu saja, untuk label yang sudah diberi nama penerima undangannya tidak termasuk. Sobat dmiftah perlu membuat sendiri.

Cara Membuat Label Nama Undangan pada Ms Word

Persiapan Sebelum Membuat Label Nama Undangan

Sebelum memulai membuat label undangan, sebaiknya sobat dmiftah persiapkan hal-hal berikut ini

  1. Komputer atau Laptop yang sudah terinstall Ms Office (Ms Word dan Excel)
  2. Nama-nama penerima undangan
  3. Kertas label No. 103. Kertas label ini biasanya banyak tersedia di toko-toko alat tulis maupun tempat foto copy 
  4. Printer

Membuat Daftar Nama Penerima Undangan Pada Ms Excel

Langkah pertama yang harus sobat dmiftah lakukan adalah membuat list atau daftar nama-nama penerima undangan. Membuat daftar ini biasanya yang paling melelahkan, apalagi jika data penerima nya hingga ratusan. Sobat dmiftah bisa siapkan kopi dan cemilan sebagai teman.

  1. Buka Microsoft Excel
  2. Masukkan Data Penerima Undangan seperti contoh berikut
  3. Setelah selesai, simpan file. Untuk memudahkan, sobat dmiftah bisa simpan file tersebut di Desktop.

Mengatur Ukuran Kertas Label pada Ms Word

Langkah ini adalah langkah inti dalam membuat label undangan otomatis. Intinya inilah cara untuk membuat label undangan yaitu dengan memanfaatkan fitur Mail Merge pada Microsoft Word.

  1. Buka Microsoft Word
  2. Klik Mailings lalu Klik Start Mail Merge dan pilih Label
  3. Selanjutnya klik New Label untuk membuat pengaturan khusus pada kertas label yang akan dibuat
  4. Isi pengaturan kertas labelnya seperti berikut
  5. Keterangan

    • Top margin: batas label paling atas dengan ujung kertas
    • Side margin: batas label sebelah kiri dengan ujung kertas
    • Vertical pitch: ukuran tinggi dari bagian atas label ke bagian atas label lain dibawahnya. Atau secara sederhana ini berarti Ukuran tinggi label ditambah batas antar label kebawah
    • Horizontal pitch: ukuran lebar dari bagian kiri label ke bagian kiri label lain disampingnya. Atau secara sederhana ini berarti ukuran lebar label ditambah batas antar label ke samping
    • Label height: ukuran tinggi label
    • Label width: ukuran lebar label
    • Number across: jumlah label ke samping (kolom)
    • Number down: jumlah label ke bawah (baris)
    • Page size: pilih custom untuk dapat mengatur ukuran kertas
    • Page width: ukuran lebar keseluruhan kertas dari kiri ke kanan
    • Page height:  ukuran tinggi keseluruhan kertas dari atas kebawah
  6. Klik OK
  7. Pilih Nama Ukuran Kertas yang telah dibuat sebelumnya (Label 103) kemudian klik OK

Setelah itu akan muncul tampilan kosong yang tidak terlihat apapun pada dokumen tapi sebenarnya terdapat tabel didalamnya, hanya saja tanpa garis. Tetapi jika sobat dmiftah menggunakan Ms Word 2010 kebawah biasanya secara default terlihat garis putus-putus pada tabelnya.

Memasukkan Nama Penerima Undangan dari Ms Excel ke Ms Word

Selesai mengatur ukuran kertas label, selanjutnya adalah memasukkan nama penerima undangan.

  1. Klik Select Recipients dan pilih Use an Existing list.. 
  2. Arahkan ke lokasi file excel list penerima undangan tadi kemudian klik Open
  3. Pastikan First row of data contains column headers tercentang agar baris pertama yang berisi tulisan nama dan alamat hanya dibaca sebagai header, tidak dimasukkan kedalam label
  4. Klik OK dan hasilnya sebagai berikut
  5. Selanjutnya tempatkan kursor atau klik pada kotak pertama yang kosong kemudian klik Insert Merge Field kemudian klik Nama hingga muncul <<Nama>>
  6. Tekan Enter untuk baris baru, lalu ketik "Di"
  7. Tekan Enter untuk membuat baris baru lagi, dan tambahkan alamat dengan cara Klik Insert Merge Field dan pilih Alamat.
  8. Klik Update Labels untuk memperbarui semua isi tabel
  9. Klik Preview Results untuk melihat hasilnya.

Seperti yang sobat lihat pada gambar diatas, data penerima undangan sudah masuk sesuai dengan data pada list undangan yang dibuat tadi di Ms Excel.

Untuk label terakhir yang hanya ada tulisan Di, ini adalah kotak yang belum terisi nama dan alamat karena pada file excel tadi hanya berisi 11 nama.

Langkah selanjutnya tinggal merapikan tulisan. Sobat dmiftah bisa mengatur posisi teks menjadi ditengah dengan cara blok semua teks dengan menekan Ctrl + A kemudian tekan Ctrl + E

Atau bisa juga mengganti jenis dan ukuran font dari menu Home 

Mengupdate atau Menambahkan Nama Penerima Undangan

Untuk menambahkan atau mengupdate data penerima undangan, sobat dmiftah bisa lakukan hal berikut:

  1. Jika file list undangan pada Ms Excel masih di buka, sobat dmiftah hanya perlu menambahkan kembali data penerima undangan kemudian simpan dan selanjutnya klik update seperti pada langkah no 8 diatas
  2. Jika file list undangan pada Ms Excel sudah ditutup, buka kembali Ms Excel
  3. Jika muncul pesan seperti ini: list undangan.xlsx is locked or editing by another user...
  4. Klik Cancel atau Close
  5. Simpan dan Tutup file label undangan pada Ms Word, kemudian buka kembali file list undangan di Ms Excel
  6. Update atau tambahkan nama penerima undangan kemudian simpan.
  7. Buka kembali file label undangan di Ms Word
  8. Jika muncul pesan Opening this document will run the following SQL Command: SELECT * FROM 'Sheet1$' .... klik Yes
  9. Jika file sudah dibuka biasanya data langsung terupdate

Mencetak Label Undangan

Setelah semua data penerima undangan selesai masuk kedalam maililng list, langkah selanjutnya sobat dmiftah tinggal mencetak label.

  1. Masukkan kertas label ke printer dengan posisi landscape (melebar)
  2. Klik Finish Merge lalu pilih Print Document
  3. Pilih sesuai kebutuhan
    • All untuk mencetak semua halaman
    • Current record untuk mencetak halaman yang sedang dibuka saja
    • From ... To ... diisi jika ingin mencetak dari halaman tertentu, misal halaman 2 sampai 4 saja

Template Ms Word Label Undangan

Buat sobat dmiftah yang gak mau ribet setting sana sini, silahkan dapatkan file template undangan dalam format Ms Word berikut, gratis. Sobat hanya perlu membuat daftar nama penerima undangan di Ms Excel kemudian tambahkan seperti pada langkah diatas.

GDrive Mirror

Kesimpulan

Membuat label undangan tidaklah sulit. Berbeda dengan cara manual dengan baris dan kolom di Ms Excel, cara membuat label undangan dengan fitur Mail Merge di Ms Word sangat efektif. Jika Sobat dmiftah mengikuti langkah-langkah diatas, hanya diperlukan waktu beberapa menit saja hingga label nama penerima undangan tercetak dengan rapi.

Demikian ulasan dmiftah tentang Cara Mudah Membuat Label Undangan Otomatis Pada Ms Word. Kunjungi selalu dmiftah.com untuk update info, tips, dan ulasan terbaru lainnya.

Artikel ini bermanfaat? Share ke teman-teman kamu yuuk!
Next Post Previous Post
No Comment
Add Comment
comment url

Mungkin sobat perlu baca ini :

close