Cara Mengatasi Duplicate Cell Value di Microsoft Excel

Cara Mengatasi Duplicate Value Cell di Microsoft Excel - Duplikat data dalam Microsoft Excel sudah lumrah terjadi. Data dalam spreadsheet di Microsoft Excel maupun Google Spreadsheet biasanya berisi data yang sangat kompleks sehingga terkadang sulit untuk dikendalikan dari terjadinya duplikat data.

Sebenarnya adanya duplikat data ini tidak selalu menjadi masalah, tergantung dari tujuan pembuatan data spreadsheetnya.

Ada yang memang tidak dipermasalahkan, ada juga yang ingin datanya unik.

Lalu bagaimana jika data dalam Microsoft Excel atau Google Spreadsheet sudah terlanjur diinput, banyak data duplikat, lalu ingin mengelolanya?

Berikut dmiftah akan menjelaskan tips-tips untuk mengatasi duplicate cell di Microsoft Excel atau Google Spreadsheet dengan mudah.

Seorang staf keuangan, akuntansi, atau analis data terkadang memerlukan data-data tertentu di spreadsheet.

Sayangnya data dalam spreadsheet yang kompleks terkadang membuat pusing dalam pengelolaanya, seperti adanya data sel duplikat ini.

Tetapi sebenarnya untuk mengatsi duplikat data atau duplikat sel dalam Microsoft Excel atau Google Spreadsheet ini caranya cukup mudah.

Baca juga Cara Mengunci Cell Agar Tidak Bisa Diedit di Microsoft Excel

Cara Mengatasi Duplicate Cell Value di Microsoft Excel

Berikut beberapa cara untuk mengatasi duplikat sel dalam spreadsheet.

1. Menandai Sel yang Berisi Duplikat Data

Langkah pertama yang bisa dilakukan untuk mengatasi duplikat data ini adalah dengan mengidentifikasi data mana saja yang merupakan data duplikat.

Untuk mengidentifikasi sel-sel mana saja yang berisi duplikat data, ikuti langkah berikut.

Dalam tutorial ini dmiftah menggunakan contoh data berikut.

✔ Di Microsoft Excel

• Contoh dmiftah ingin mengidentifikasi kolom C yang berisi data negara. 
• Blok semua sel yang ingin diidentifikasi, bisa sel dalam kolom ataupun baris
• Dalam menu Home, klik Conditional Formatting 
• Pilih Highlight Cell Rules lalu pilih Duplicate Values
• Pada opsi sebelah kiri, pilih Duplicate lalu klik OK 
• Sekarang semua sel yang memiliki duplikat akan ditandai berupa blok warna. 

Note.

Blok warna bisa disesuaikan dengan kebutuhan, misal ingin warna lain dengan cara klik pada opsi sebelah kanan hingga muncul beberapa pilihan.

Atau jika ingin menggunakan warna lain, pilih Custom Format lalu klik tab Fill

Pilih warna yang diinginkan lalu klik OK

✔ Di Google Spreadsheet

• Blok semua sel yang ingin diidentifikasi, bisa sel dalam kolom ataupun baris
• Klik menu Format lalu pilih Format Bersyarat atau Conditional Formatting 
• Pada Aturan Format, klik untuk melihat berbagai pilihan.
• Scroll terus kebawah lalu klik Formula khususnya adalah.. atau Custom formula is..
• Masukkan kode :
  • =COUNTIF(B:B;B3)>1 jika Google Spreadsheet dalam format dan bahasa Indonesia
  • =COUNTIF(B:B,B3)>1 jika Google Spreadsheet dalam format dan bahasa Inggris
• 
  
  

Keterangan.

B3:B1000 adalah penentuan sel yang ingin dicari duplikat value nya 

B:B adalah kolom yang berisi data duplikat yaitu kolom B. Jika kolom lain, silahkan ganti sesuai kolom yang ingin dicari nilai duplikatnya

B3 adalah sel awal yang dicari nilai duplikatnya. Silahkan sesuaikan jika berbeda dengan contoh.

• Pada Gaya Pemformatan, tentukan blok warna pada Warna Isi atau Color Fill 
• Klik tombol Selesai

Dan hasilnya menjadi seperti berikut.

Baca juga Cara Mengatasi Angka 0 Hilang di Microsoft Excel

Dari data diatas terlihat bahwa data negara Canada, Germany, France, dan Mexico memiliki duplikat data di sel lain sehingga ada blok warna pada sel nya.

Setelah melakukan identifikasi ini selanjutnya jika hanya ingin mengetahui ada tidaknya duplikat data saja, maka bisa cukup sampai disini.

Tetapi jika ada tujuan lainnya, bisa dilanjutkan dengan langkah selanjutnya.

2. Menyembunyikan atau Hanya Menampilkan Sel yang Berisi Duplikat Data 

Jika tujuan sobat dalam menganalisis data dalam spreadsheet adalah untuk memisahkan duplikat data dan non-duplikat data, maka langkah ini merupakan langkah yang tepat.

Setelah melakukan langkah identifikasi sel yang berisi duplikat data seperti diatas, berikutnya sobat bisa memisahkannya, data duplikat tersebut ingin disembunyikan atau ditampilkan.

Untuk menyembunyikan duplikat sel atau hanya menampilkan sel yang memiliki duplikat data, ikuti langkah berikut.

✔ Di Microsoft Excel

• Klik header dari sel yang ingin disembunyikan/ditampilkan data duplikat selnya
• Dalam menu Home, klik Sort & Filter di pojok kanan atas, lalu pilih Filter 
• Klik tanda segitiga pada header kolom yang memiliki duplikat data
• Klik Filter by Color lalu pilih Filter by Cell Color 
  • Jika ingin menampilkan semua sel yang berisi duplikat saja, pilih warna sesuai blok warna duplikat sel
  • Jika ingin menyembunyikan sel yang berisi duplikat data, pilih No Fill

✔ Di Google Spreadsheet

• Klik header dari sel yang ingin disembunyikan/ditampilkan data duplikat selnya
• Klik icon Filter pada toolbar 
• Klik tanda segitiga pada header kolom yang memiliki duplikat data
• Klik Filter menurut Warna atau Filter by Color lalu pilih Warna Isi atau Fill Color 
  
  • Jika ingin menampilkan semua sel yang berisi duplikat saja, pilih warna sesuai blok warna duplikat sel
  • Jika ingin menyembunyikan sel yang berisi duplikat data, pilih Putih atau White

Note.

Dengan function Filter ini, baris data hanya disembunyikan saja, tidak dihapus secara permanen.

Data yang disembunyikan bisa dimunculkan kembali dengan melakukan cara yang sama.

3. Menghapus Sel Duplikat 

Jika tidak ingin sekedar menyembunyikan sel-sel yang berisi duplicate value seperti diatas, sobat bisa melakukan langkah ini.

✔ Di Microsoft Excel

• Blok sel yang ingin dihapus duplicate valuenya
• Klik menu Data, lalu klik Remove Duplicates 
• Akan terlihat jendela pop up.
• Ceklis hanya kolom yang berisi data duplikat saja, lalu klik OK 

✔ Di Google Spreadsheet

• Blok semua sel dalam tabel termasuk sel yang ingin dihapus duplicate value nya
• Klik menu Data, lalu klik Pembersihan Data atau Data Cleaning 
• Pilih Hapus Duplikat atau Clear Duplicates
• Akan terlihat jendela pop up
• Ceklis Data memiliki baris header atau Data has header jika tabel memiliki header
• Ceklis hanya pada kolom yang berisi duplicate value nya saja 
• Klik Hapus Duplikat
• Hasilnya menjadi seperti berikut 

Baca juga Cara Menggunakan Rumus COUNT, COUNTA, COUNTIF di Microsoft Excel

Menggunakan function Remove Duplicates ini akan memilih sel-sel yang memiliki duplikat, mengambil satu sel yang paling atas lalu menghapus sel-sel lain duplikatnya.

Sel yang dihapus merupakan keseluruhan sel beserta barisnya (tidak hanya sel yang berisi duplikatnya saja)

Baris duplikat benar-benar dihapus. Jadi jika dilakukan pengoperasian dengan rumus, maka sudah tidak dapat dipilih.

Ini berbeda dengan function Filter yang hanya menyembunyikannya saja.

Demikian tips tentang Cara Mengatasi Duplicate Cell Value di Microsoft Excel. Kunjungi selalu dmiftah.com untuk update info, tips, dan ulasan terbaru lainnya.