Cara Menginstall Mesin Absensi Fingerprint Innovation dan Solution

Halo sobat dmiftah! Apa kabar? Mudah-mudahan sehat ya. Kali ini dmiftah akan memberikan tutorial tentang   Cara Menginstall Mesin Absensi Fingerprint Innovation dan Solution dan Software Attendance Management 

Kemajuan teknologi tidak hanya merambah pada komputer dan laptop, dalam dunia kepegawaian pun teknologi kini memiliki peranan yang penting.

Sebagai contoh dalam pembuatan laporan kepegawaian sekarang ini sudah lazim menggunakan software kantoran atau Office seperti Ms Excel, Ms Word, dan lain-lain.

Selain itu dalam melakukan rekap absensi karyawan, saat ini sudah tidak zaman lagi menggunakan metode tulis manual ataupun ceklok. Sudah banyak berbagai inovasi dari perkembangan teknologi yang saat ini diaplikasikan.

Sebelum membahas lebih jauh tentang pengelolaan absensi karyawan dengan mesin absensi fingerprint, ada baiknya kita pahami dahulu definisi dari absensi karyawan itu sendiri

Apa Itu Absensi Karyawan?

Absensi karyawan dapat diartikan sebagai sekumpulan data tentang kehadiran karyawan dalam lingkungan perusahaan atau tempat bekerja. 

Absensi karyawan ini meliputi data kehadiran karyawan, cuti, sakit, bolos, dan lembur karyawan. Dalam penggunaanya, absensi karyawan ini biasanya akan di rekap setiap bulan oleh bagian HRD atau personalia perusahaan untuk melakukan perhitungan upah atau pendapatan dari tiap karyawan.

Metode atau cara pencatatan absensi karyawan ini pun banyak sekali jenisnya, mulai dari cara manual  sampai dengan metode modern yang menggunakan kecanggihan teknologi.

Salah satu cara pencatatan absensi dengan memanfaatkan teknologi modern ini adalah dengan teknologi fingerprint.

Apa itu Fingerprint?

Fingerprint adalah sebuah perangkat elektronik yang digunakan untuk memindai sidik jari seseorang. Data sidik jari tersebut nantinya akan digunakan sebagai verifikasi identitas, untuk menentukan apakah sidik jari tersebut cocok atau tidak dengan data yang ada.

Maka dari itu, seperti halnya sebuah password, untuk dapat melakukan fungsi verifikasi dengan fingerprint ini maka diperlukan input atau penambahan sidik jari sebelumnya kedalam perangkat.

Saat ini teknologi fingerprint sudah banyak diaplikasikan pada berbagai media elektronik seperti pintu masuk, brankas, cash box, smartphone, termasuk mesin absensi.

Kelebihan Mesin Absensi Fingerprint

Pada pencatatan absensi karyawan, penggunaan mesin absensi fingerprint memiliki beberapa kelebihan, diantaranya

  1. Meminimalisir Kecurangan
  2. Pencatatan kehadiran yang menggunakan teknologi fingerprint sangat berguna untuk meminimalisir kecurangan karyawan seperti adanya titip absen yang bisa terjadi jika menggunakan pencatatan absensi manual atau mesin ceklok.

    Sifat sidik jari yang unik menjadikan verifikasi setiap karyawan lebih akurat dalam melakukan identifikasi kehadiran. 

  3. Tingkat Akurasi Data Kehadiran yang Tinggi
  4. Dengan menggunakan mesin absensi, tingkat akurasi kehadiran, keterlambatan, pulang cepat, ataupun durasi lembur karyawan lebih akurat karena tercetak jelas waktu mulai dan berakhirnya.

    Selain itu data tercatat otomatis secara digital sehingga mengurangi kesalahan yang terjadi seperti akibat human error jika diinput secara manual.

  5. Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan
  6. Dengan pengaturan dan adanya time stamp yang jelas pada mesin, jika ada keterlambatan maupun pulang cepat akan lebih mudah diidentifikasi.

    Hal ini sangat bermanfaat untuk perusahaan yang menerapkan sangsi keterlambatan atau pulang cepat bagi karyawannya sehingga karyawan akan lebih disiplin.

    Selain itu tindakan pemberian sangsi oleh perusahaan akan lebih mudah karena terdapat data faktual yang tidak dapat dibantah.

  7. Pengelolan Data Lebih Mudah
  8. Dengan menggunakan mesin absensi, data kehadiran lebih mudah dikelola karena semua data tersimpan didalam database dan dikelola langsung dengan software Attendance Management. Baca juga: Cara Setting Hari Libur, Cuti, Izin, dan Sakit pada Attendance Management

    Dengan software bawaannya tersebut, data kehadiran cukup di import dari mesin, tidak perlu memasukkan data satu per satu seperti pada absensi manual atau ceklok yang sangat membuang waktu dan tenaga.

    Selain itu, kategori terlambat datang, pulang cepat, lembur, ataupun bolos kerja bisa langsung diketahui tanpa melihat dan menandai data setiap karyawan secara manual. 

    Cukup dengan sekali pengaturan maka setiap absensi karyawan yang telah terekam bisa langsung terlihat kategorinya, tepat waktu, datang terlambat, pulang cepat, atau bolos.

  9. Lebih Hemat Biaya, Waktu, dan Tenaga
  10. Dengan menggunakan mesin absensi fingerprint, cost production bisa dikurangi. Ini disebabkan karena tidak diperlukannya biaya cetak kertas absensi seperti pada absensi manual atau ceklok.

    Dapat dibayangkan jika setiap bulannya perusahaan harus mengeluarkan sejumlah bujet untuk mencetak kertas absensi. Terlebih lagi jika karyawan tersebut berjumlah ribuan.

    Waktu dan tenaga juga akan makin efisien, karena jika menggunakan mesin absensi fingerprint setiap karyawan hanya perlu waktu beberapa detik saja agar kehadirannya tercatat.

    Berbeda dengan absensi manual yang memerlukan staf untuk mengelola lembar absensi tiap harinya. 

  11. Data Lebih Aman dan Tidak Tercecer
  12. Data kehadiran pada mesin absensi dijamin aman dikarenakan ada fitur Administrator yang hanya mengizinkan user tertentu untuk dapat mengkses atau mengelola datanya.

    Selain itu, data kehadiran yang tersimpan kedalam database lebih mudah disimpan atau di backup. Tidak memerlukan banyak ruang atau tempat seperti perlakuan pada arsip kertas absensi manual, cukup disimpan pada harddisk, di backup pada DVD, atau disimpan di cloud karena ukuran file nya pun tidak terlampau besar, hanya beberapa MB saja. Baca juga: Cara Backup Data dan Sistem dengan Acronis

  13. Memudahkan Tracking Back atau Penelusuran Data
  14. Jika suatu saat diperlukan tracking back atau penelusuran terhadap data absensi lama maka akan lebih mudah dilakukan.

    Data lama yang telah di backup hanya perlu dikoneksikan kembali pada pengaturan database dan semua data kehadiran termasuk pengaturan jam kerja, shift karyawan, dan pengaturan lainnya akan otomatis terbaca di software Attendance Management.

Macam-macam Mesin Absensi Fingerprint

Saat ini sudah banyak sekali perusahaan yang bergerak dalam pengembangan mesin absensi seiring dengan kepopuleran teknologi tersebut, tidak terkecuali para pengembang lokal.

Beberapa merek mesin absensi yang populer di pasaran khususnya Indonesia diantaranya Solution, Innovation, Fingerspot, Kozure, Amano, Biofinger, dan masih banyak lagi.

Daftar Harga Mesin Absensi Fingerprint Murah

Tentu saja setiap merek memiliki fitur andalan dan kelebihannya masing-masing. Produk-produknya pun biasanya memiliki kelas dan kapasitas tertentu, disesuaikan dengan profil perusahaan calon pelanggannya.

Salah satu mesin absensi fingerprint yang populer dalam lingkup perusahaan adalah Mesin Absensi Innovation F338E.

Mesin absensi ini telah banyak digunakan pada perusahaan skala menengah keatas. Selain karena harganya yang terjangkau, mesin absensi ini cukup simpel dan pengelolaan data absensinya pun sederhana dan relatif mudah dilakukan.

Spesifikasi Mesin Absensi Innovation F338E

Kapasitas6.000 Sidikjari
Kapasitas Log100.000 Transaksi
Media Koneksi ke komputerKabel UTP (Jaringan), FlashDisk, Kabel Serial
Waktu respons<= 1 detik
Jenis Matching1:1 dan 1:N
Fitur StandarLayar Warna
TampilanLCD Full Color
SpeakerYa

Fitur – fitur Aplikasi Attendance + Innovation Payroll :

  • Pengaturan Jadwal Kerja Fleksibel (Mampu menangani sistem kerja yang rumit)
  • Mencatat dan menghitung otomatis kehadiran, keterlambatan, pulang cepat, lembur, dan total jam kerja
  • Fasilitas pencatatan ketidakhadiran : sakit, izin, dan cuti, serta koreksi transaksi absensi.
  • Waktu laporan bisa diatur berdasarkan periode ( Harian, Mingguan, bulanan, tahunan )
  • Dapat menghitung Gaji berdasarkan peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan
  • Kostumisasi Format Laporan, Ekspor Data Laporan ke Excel, dll.
  • Proses absensi bisa Real Time, dalam status koneksi dengan mesin karyawan yang melakukan absen akan muncul datanya di monitor.
  • Dilengkapi software dan hardware SDK (Software Development Kit)

Cara Instalasi Mesin Absensi Fingerprint

Perlu diketahui, untuk dapat menggunakan mesin absensi fingerprint seperti mesin absensi Innovation F338E dengan spesifikasi alat seperti diatas, diperlukan 2 langkah instalasi, yaitu instalasi mesin absensi dan instalasi software pendukung untuk pengambilan dan pengolahan data absensi.

Sebenarnya pemasangan mesin absensi biasanya dilakukan oleh penyedia jasa sekaligus sales dari mesin absensi, konsumen hanya perlu memetakan penempatan mesin absensi dan komputer yang akan digunakan untuk mengelola datanya.

Tetapi jika sobat ingin melakukan instalasi sendiri pun caranya mudah.

1. Tentukan Penempatan Mesin Absensi 

Tempatkan mesin absensi pada posis strategis di mana setiap karyawan nantinya kaan mudah untuk mengaksesnya.

Penempatan terbaik untuk mesin absensi adalah di pintu masuk karyawan agar lebih memudahkan akses misal jika karyawan di hari kerjanya hanya di lapangan, jadi tidak perlu masuk dulu ke ruangan atau lingkungan perusahaan.

Selain itu, penempatan mesin absensi tersebut mengurangi resiko karyawan lupa absen.

Cek juga ketersediaan sumber listrik/stop kontak di area penempatan mesin absensi karena mesin absensi ini akan terus menerus dinyalakan (online).

2. Tentukan Komputer Pengelola Data Absensi

Selanjutnya tentukanlah komputer mana yang akan digunakan untuk mengelola data absensi. Data absensi yang telah terekam dalam mesin tidak bisa langsung diolah dalam bentuk laporan.

Diperlukan aplikasi Attendance Mangement untuk mengelola data absensi tersebut.

3. Koneksikan Mesin Absensi dengan Komputer

Untuk mengelola data absensi dari komputer tentunya diperlukan koneksi. Metode koneksi mesin absensi ini ada berbagai macam

a. Menggunakan Kabel RS232/Serial

Di sebagian mesin absensi, masih tersedia port RS232 atau port serial sebagai metode koneksi mesin absensi ke komputer atau laptop. 

Sobat bisa memilih metode ini, hanya saja koneksi dengan menggunakan kabel ini memiliki beberapa kekurangan yaitu

  • Port RS232 atau serial sudah jarang sekali tersedia di komputer apalagi laptop (sudah tidak ada)
  • Harus dilakukan koneksi 2 arah secara langsung
  • Kabel RS232 jarang sekali yang dijual dalam ukuran panjang. Jika ingin kabel yang panjang harus melakukan pemesenan ke toko kabel.

b. Menggunakan Kabel UTP (LAN)

Sebagian besar mesin absensi mendukung koneksi melalui jaringan LAN yang menggunakan kabel UTP. Dmiftah sendiri merekomendasikan untuk mengkoneksikan melalui jaringan LAN ini.

Mengkoneksikan mesin absensi lewat jaringan LAN ini lebih fleksibel karena tidak ada batasan penempatan mesin absensi. Selama mesin absensi bisa terhubung jaringan, maka mesin absensi bisa diakses dari mana saja.

Selain itu, melalui jaringan LAN ini memungkinkan mesin absensi bisa diakses dari beberapa komputer sekaligus.

c. Menggunakan Wifi

Saat ini sudah mulai banyak mesin absensi yang sudah support koneksi melalui wifi. Koneksi melalui wifi ini lebih praktis meskipun menurut dmiftah koneksi dengan kabel tetap lebih efektif (transmisi data lebih stabil).

d. Menggunakan Flashdisk

Lain halnya dengan metode-metode diatas, koneksi dengan flashdisk dimaksudkan untuk mendownload datanya saja yang kemudian nantinya dimasukkan ke database Attendance Management.

Kekurangannya, setiap kali data absensi diperlukan maka sobat harus mendownload record atau attendance log secara manual ke flashdisk lalu memindahkannya ke komputer. Berbeda yang menggunakan koneksi lainnya diatas yang hanya perlu mendownload langsung dari Attendance Management.

Jika menggunakan mesin absensi fingerprint Innovation F338E dengan spesifikasi seperti diatas, untuk menghubungkannya dengan komputer melalui jaringan LAN, maka diperlukan setting IP Address pada mesin absensi tersebut.

Daftar Harga Mesin Absensi Fingerprint Innovation

Cara Setting IP Address pada Mesin Absensi

Untuk dapat terkoneksi dengan komputer, menghubungkan dengan kabel UTP masih belum cukup. Kita harus mengatur IP Address nya agar nantinya dapat diakses.

  1. Tekan tombol M/OK pada mesin hingga muncul daftar menu
  2. Tekan tanda panah ke kanan pada mesin hingga terpilih menu System kemudian tekan tombol M/OK
  3. Masukkan IP Address sesuai dengan pengaturan jaringan komputer yang digunakan. Pastikan IP Address yang di set tidak sama dengan IP Address perangkat lain untuk menghindari error karena konflik
  4. Setelah IP Address selesai di setting, tekan panah kebawah hingga berada pada posisi OK
  5. Tekan tombol M/OK untuk menyimpan pengaturan

Untuk setting IP Address pada mesin absensi selain Innovation F338E seperti diatas silahkan disesuaikan saja. Setting ip address nya pun tidak jauh berbeda.

Setelah selesai setting ip address di mesin absensi, selanjutnya sobat bisa menginstall software attendance management.

Cara Menginstall Aplikasi Attendance Management

Attendance Management adalah software bawaan dari mesin absensi yang akan digunakan untuk mengelola semua data absensi (record) dari mesin. Instalasi software ini sangat penting karena tanpa menggunakan software ini data kehadiran dari mesin tidak bisa digunakan atau diolah.

Untuk menginstall software Attendance Management ikuti langkah berikut

  1. Download Software Attendance Management Innovation F338E
    Versi 3.6.8 GDrive Dropbox
    Versi 3.7.1 Dropbox
    Panduan Software Attendance Management Mega
  2. Kedua versi ini kompatibel pada Windows 7 maupun Windows 10.

  3. Atau Download Software Attendance Management Solution
    Versi 4.8.9 (Bahasa Indonesia) GDrive Mega
    Versi 4.8.9 (Bahasa Inggris) GDrive Mega
    Panduan Software Attendance Management (Bahasa Indonesia) Mega
    Panduan Software Attendance Management (Bahasa Inggris) Mega
  4. Ekstrak dengan Winrar atau 7zip
  5. Klik Setup hingga muncul jendela Setup Wizard
  6. Klik I Accept Agreement lalu klik Next
  7. Klik Next - Next -  Next kemudian klik Install
  8. Tunggu hingga proses instalasi selesai kemudian klik Finish

Pertanyaan dan Jawaban (FAQ)

  1. Berapa total kapasitas Sidik Jari sebenarnya yang dapat disimpan pada mesin absensi?
  2. Jika melihat dari spesifikasi perangkat yang dipublikasikan oleh sales atau penjual, Mesin Absensi Fingerprint Innovation F338E dapat menyimpan sampai 6000 sidik jari. Tetapi jika dilihat pada device properties, aktualnya mesin ini hanya dapat menyimpan sampai 2.200 sidik jari saja.

    Jika diasumsikan setiap karyawan menyimpan 2 atau 3 sidik jari, maka mesin absensi ini dapat menampung hingga 1000 karyawan saja.

  3. Jika ada lebih dari 1000 karyawan yang ingin di daftarkan, bagaimana solusinya?
  4. Tambah mesin absensi lagi. 

  5. Apakah satu komputer bisa terhubung dengan lebih dari 1 mesin absensi?
  6. Bisa. Jika mesin absensi yang digunakan memiliki seri yang sama, misal semua mesin absensi nya menggunakan Innovation F338E ini, maka di komputer cukup satu kali diinstall Attendance Management saja.

    Selanjutnya pada koneksi alat, tambahkan semua mesin absensi agar dapat terhubung.

    Sebagai catatan, pastikan mesin absensi di setting dengan ip address yang berbeda agar tidak terjadi konflik.

  7. Berapa total kapasitas transaksi atau catatan kehadiran sebenarnya yang dapat disimpan pada mesin absensi?
  8. Pada spesifikasi mesin absensi disebutkan bahwa mesin absensi dapat menampung hingga 100.000 data transaksi. Tetapi seperti yang dilihat pada gambar di atas, mesin absensi ini hanya dapat menampung sampai 80.000 data transaksi atau record saja.

  9. Jika sudah lebih dari 80.000 transaksi, apa harus mengganti dengan mesin absensi yang baru?
  10. Tidak. Cukup hapus semua record pada mesin agar kapasitas penyimpanan transaksi akan kembali kosong.

    Tetapi jangan lupa untuk melakukan backup data transaksinya dahulu dengan cara melakukan backup database ke media lain seperti harddisk eksternal, DVD, atau cloud.

  11. Apa yang dimaksud dengan 1:1 dan 1:N pada Jenis Matching?
  12. Jenis matching 1:1 adalah proses scanning atau pemindaian secara exact atau tepat untuk setiap user/karyawan. 

    Pemindaian dengan jenis 1:1 cara kerjanya adalah meminta mesin absensi untuk secara spesifik memindai user tertentu saja, apakah sidik jari cocok dengan user tersebut atau tidak.

    Jenis matching ini berguna jika ada kemiripan sidik jari antara satu karyawan dengan karyawan lain untuk menghindari salah identifikasi misal sidik jari karyawan A teridentifikasi sebagai karyawan sidik jari karyawan B. Baca juga: Cara Menambah Karyawan pada Attendance Management

    Cara melakukan jenis matching ini adalah dengan memasukan No ID terlebih dahulu dengan cara menekan langsung tombol pada keypad mesin kemudian setelah mesin menampilkan No ID user yang dimaksud, scan jari di pemindai.

    Sedangkan jenis matching 1:N adalah proses scanning atau pemindaian secara umum atau mendasar, di mana mesin akan melakukan pemindaian sidik jari terlebih dahulu kemudian akan mencocokan dengan sidik jari yang terdaftar pada mesin.

  13. Apakah mesin absensi ini benar-benar support untuk menggunakan USB / Flashdrive untuk menyimpan transaksi?
  14. Jika pada Mesin Absensi Innovation F338E yang dmiftah gunakan ini, tidak ada port USB yang terpasang pada mesin untuk koneksi atau melakukan penyimpanan data transaksi, tetapi hanya tersedia port RJ45 (untuk kabel UTP), port Serial (untuk kabel serial), dan port mini USB.

    Jika ingin melakukan penyimpanan data transaksi ke flashdrive, sobat dmiftah memerlukan kabel data Mini USB to USB seperti di bawah ini.

  15. Ada 2 versi dari Software Attendance Management, yang mana yang harus dipilih?
  16. Untuk Mesin Absensi Innovation F338E dengan No seri 3310983120197, sejauh yang dmiftah coba hanya cocok menggunakan software Attendance Management versi 3.6.8 baik untuk versi bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Jika menggunakan versi 3.7.1 sering terjadi error ketika memasukan atau menginput tanggal pada jadwal kerja karyawan.

    Untuk software attendance management solution bisa bebas menggunakan versi berapapun (jika ada yang lebih baru, lebih baik)

Demikian tutorial tentang  Cara Instalasi Mesin Absensi Fingerprint Innovation F338E dan Menginstall Attendance Management. Selanjutnya sobat bisa mulai mengelola dan setting Attendance Management dimulai dengan Cara Setting Attendance Management, Setting Identitas Perusahaan, dan Database absensi

Kunjungi selalu dmiftah.com untuk update info, tips, dan ulasan terbaru lainnya. 

Artikel ini bermanfaat? Share ke teman-teman kamu yuuk!
Next Post Previous Post
No Comment
Add Comment
comment url

Mungkin sobat perlu baca ini :

close