Cara Setting Attendance Management : Pengaturan Dasar dan Database

Jan 16, 2022

Halo sobat dmiftah! Apa kabar? Mudah-mudahan sehat ya. Pada kesempatan kali ini dmiftah akan membagikan tutorial tentang Cara Setting Attendance Management : Pengaturan Dasar dan Database.

Tutorial ini merupakan tutorial lanjutan dari postingan sebelumnya Cara Menginstall Mesin Absensi Fingerprint Innovation Innovation F338E.

Pada tutorial Cara Setting Attendance Mangement ini dmiftah akan menguraikannya kedalam beberapa bagian atau beberapa postingan karena tutorial ini cukup panjang jika dibuat kedalam satu postingan utuh. Kalian bisa membacanya secara berurutan ataupun pilih poin mana yang diperlukan.

Tetapi akan lebih baik jika sobat membacanya sesuai urutan karena dmiftah telah menyusun langkah-langkahnya sesuai urutan yang dilakukan dalam melakukan setting software Attendance Management.

Setting Attendance Management ini meliputi :

Oke, setelah selesai melakukan instalasi mesin absensi dan software Attendance Management, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah melakukan pengaturan atau setting software Attendance Management agar memudahkan dalam pengolahan data absensi.

Setting pengaturan ini hanya dilakukan sekali saja sehingga kedepannya tidak diperlukan setting lagi kecuali jika ada perubahan yang memang diperlukan.

1. Melakukan Setting Database

Hal yang pertama kali harus dilakukan sebelum menggunakan Attendance Management ini adalah mengatur database. Semua data, baik record absensi yang diperoleh dari mesin maupun pengaturan jam kerja dan lainnya akan disimpan kedalam database berupa file Ms Access.

File database ini sangat penting dan sebaiknya jangan disimpan pada partisi sistem untuk menghindari kehilangan data jika sesuatu terjadi pada sistem komputer, misal terkena virus, instalasi ulang sistem operasi, dan lain sebagainya.

Untuk itu, sebaiknya pindahkan file database ke lokasi lain selain partisi Sistem Operasi.

Untuk memindahkan file database, ikuti langkah berikut

Buka aplikasi Attendance Management. Jika belum diinstall, silahkan download dan install software Attendance Management terlebih dahulu.
Klik menu Maintenance/Options kemudian pilih Database option...
Pada Select or Enter a database name klik tiga titik pada samping kanan untuk menampilkan lokasi database
Klik nama database lalu salin file dengan menekan Ctrl+C atau dengan melakukan klik kanan kemudian pilih Copy
Masih di jendela yang sama, pilih lokasi baru tempat menyimpan file database yang diinginkan. Sebagai contoh dmiftah akan menyimpan pada D:\Absensi\Database
Paste dengan cara menekan Ctrl+V
Ganti nama file jika diperlukan. Untuk mengganti nama file, tekan tombol F2 pada keyboard atau klik kanan file kemudian klik Rename. Ketik nama file baru kemudian tekan Enter.
Klik nama file untuk memastikan file tersebut terpilih kemudian klik Open
Pada jendela Data Link Properties tersebut akan terlihat lokasi file database berubah. Klik Test Connection untuk mengecek koneksi ke database jika diperlukan.
Klik OK untuk menyimpan pengaturan.

Cek Harga Mesin Absensi Finger Print

2. Melakukan Setting Attendance Rule

Menu Attendance Rule adalah menu yang berisi pengaturan dasar yang terdiri atas pengaturan nama perusahaan, penentuan permulaan hari, pengaturan jam kerja terpendek dan terpanjang, serta perhitungan keterlambatan, pulang cepat, dan bolos.

Untuk melakukan setting Attendance Rule ini sobat dmiftah hanya perlu klik menu Maintenance/Options kemudian pilih Attendance Rule. Atau bisa juga dengan klik Attendance Rule pada sidebar sebelah kiri.

Attendance Rule: Basic Settings

Setelah muncul jendela seperti di atas, lakukan setting sebagai berikut:

Basic Settings
Unit Name	Diisi dengan Nama Perusahaan lengkap	Isi sesuai kebutuhan
Abbreviaton	Diisi dengan nama perusahaan yang tidak formal, misal nama perusahaan tanpa PT, CV, dst. Ataupun bisa diisi dengan inisial nama perusahaan	Isi sesuai kebutuhan
From ... start a week	Pilih nama hari yang akan dijadikan hari pertama dalam setiap pekannya.	Pilih sesuai kebutuhan Defaultnya hari Senin/Monday
From ... start a month	Pilih dari tanggal berapa setiap bulannya dimulai	Biarkan default (1)
Shift expands two days	Pilihan jika shift diperpanjang	Biarkan default
The longest time zone under ... minutes	Jumlah jam kerja terlama	Isi dengan 1200
The shortest time zone exeed ... minutes	Jumlah jam kerja terpendek	Biarkan default
Least minutes of shift interval ... minutes	Interval minimal shift	Biarkan default
Out State	Keadaan jika melakukan Clock out sebelum waktu yang telah di tetapkan Ignore the State : Diabaikan As Out : Dihitung keluar / Clock out As Bussines Out : Dihitung sebagai keluar dinas Audit it : Dicatat saja	Biarkan default (Audit it)
OT State	Keadaan jika Over Time / Lembur kerja langsung Ignore the state : Diabaikan As OT directly : Dihitung sebagai lembur langsung Audit it : Dicatat saja	Biarkan default (Audit it)

Attendance Rule: Calculation settings

Calculation
One work day as ... minutes	Jumlah menit dalam satu hari kerja	Biarkan default (420)
Clock-in over ... mins count as late	Mengatur kategori terlambat. Jika Clock in sekian menit setelah jam masuk kerja yang ditentukan maka dihitung terlambat	Isi sesuai kebutuhan
Clock-out over ... mins count as early	Mengatur kategori pulang cepat. Jika Clock out sekian menit sebelum jam keluar kerja yang ditentukan maka termasuk pulang cepat	Isi sesuai kebutuhan
If no clock-in, count as ... ... mins	Jika tidak melakukan absen masuk maka dianggap sebagai terlambat (Late) selama sekian menit, atau dianggap sebagai bolos. Pengaturan ini juga bisa dinonaktifkan dengan cara menghilangkan tanda ceklisnya	Atur sesuai kebutuhan
if no clock-out, count as ... ... mins	Jika tidak melakukan absen pulang (Clock out) maka dianggap sebagai pulang cepat (Leave early) sekian menit, atau dianggap sebagai bolos Pengaturan ini juga bisa dinonaktifkan dengan cara menghilangkan tanda ceklisnya	Atur sesuai kebutuhan
As late exceed ... minutes count as absent	Jika terlambat lebih dari sekian menit maka dianggap bolos	Biarkan default
As early leave exceed ... minutes count as absent	Jika pulang cepat lebih dari sekian menit maka dianggap bolos	Biarkan default
After ... mins leaving count as OT	Jika absen pulang lebih dari sekian menit maka dihitung lembur	Biarkan default

3. Melakukan Setting Departemen/Bagian

Dalam Attendance Management terdapat pengaturan untuk mengelompokkan karyawan ke dalam departemen atau bagian-bagian tertentu sehingga nantinya akan mempermudah untuk menyortir user pada saat membuat rekap laporan atau pengaturan jadwal karyawan.

Pengaturan departemen ini bisa disesuaikan dengan bagian-bagian dalam perusahaan.

Misal dalam perusahaan terdapat bagian Administrasi, Sales, Security & Office Boy. Ataupun jika mesin absensi digunakan dalam sebuah divisi dalam perusahaan yang didalamnya terdapat sub division atau section, misalkan ada administrasi, operator, QC, dan lain sebagainya.

Untuk membuat daftar departemen, ikuti langkah berikut

Klik menu Maintenance/Options lalu pilih Department List
Klik Add untuk menambahkan departemen baru
Masukkan nama departemen kemudian klik OK
Untuk menghapus departemen bisa dilakukan dengan cara pilih atau klik nama departemen yang akan dihapus kemudian klik Delete
Untuk mengganti nama departemen bisa dilakukan dengan cara pilih atau klik nama departemen yang akan di edit atau ganti nama, kemudian klik rename. Input atau ganti nama departemen sesuai kebutuhan kemudian tekan Enter
Atau bisa juga dengan melakukan klik kanan pada nama departemen yang akan di edit, kemudian edit nama sesuai kebutuhan