Cara Setting Attendance Management : Jam Kerja, Shift, dan Jadwal Absensi
Halo sobat dmiftah! Apa kabar? Mudah-mudahan sehat ya. Pada tutorial kali ini dmiftah akan membahas tentang Cara Melakukan Pengaturan Jam Kerja, Shift, dan Jadwal Absensi pada Attendance Management
Artikel ini adalah bagian dari artikel lainnya yang saling berkaitan dan merupakan urutan ketiga dalam langkah pengaturan atau setting Attendance Management. Artikel lainnya yang berhubungan adalah sebagai berikut
- Cara Setting Database, Attendance Rule, dan Pembuatan Departemen/Bagian
- Cara Input Data atau Menambahkan Karyawan pada Attendance Management, Set Administrator, dan Upload Data Karyawan ke Mesin
- Cara Setting Pengaturan Jam Kerja, Shift Kerja, dan Absensi Karyawan pada Attendance Management (halaman ini)
- Cara Setting Hari Libur dan Alasan Ketidakhadiran (Sakit, Izin, Cuti, Dinas Luar) pada Attendance Management
- Cara Mencetak Rekap Data atau Laporan Absensi Fingerprint
Melakukan Pengaturan Jam Kerja atau Time Tables pada Attendance Management
Jika pada tutorial sebelumnya langkah-langkah yang dilakukan terjadi dua arah antara mesin absensi dan program aplikasi Attendance Management, kali ini pengaturan hanya akan dilakukan pada aplikasi Attendance Management nya saja.
Pengaturan selanjutnya ini sangat penting, karena jika pengaturan ini tidak ditetapkan atau di set, maka pembuatan laporan atau rekap absensi tidak bisa dilakukan.
Untuk melakukan pengaturan atau membuat tabel jam kerja, ikuti langkah-langkah berikut
- Buka aplikasi Attendance Management. Jika belum diinstall, silahkan download dan install software Attendance Management terlebih dahulu.
- Klik menu Maintenance/Options lalu pilih Maintenance Timetables, atau bisa juga dengan klik Maintenance Timetables pada bagian sisi kiri layar
- Jika ini baru pertama kalinya mengatur atau menetapkan jam kerja, maka akan muncul pop up No Schedule. There is no shift schedule .... sebagai informasi bahwa belum ada data jadwal karyawan yang ditetapkan pada database Attendance Management. Baca juga Cara Setting Pengaturan Dasar dan Database Attendance Management
- Klik OK untuk melanjutkan
- Kemudian akan muncul Attendance Schedule Wizard yang berisi pengaturan untuk menetapkan jam kerja.
- Pada tutorial ini pembuatan jam kerja tidak akan dilakukan melalui menu ini, jadi klik Cancel untuk melanjutkan tanpa menyimpan jadwal
- Berikutnya akan muncul jendela Shift Timetables Maintenance dan pada jendela inilah pengaturan jam kerja karyawan akan dibuat.
- Jika ini pertama kali melakukan pengaturan ini, maka sobat dmiftah bisa langsung mulai mengisi pengaturan pada kolom isian sebelah kanan
| Timetable Name | Diisi dengan nama jam kerja yang akan dibuat. Misal Nonshift, Shift1, dan seterusnya |
| On Duty Time | Diisi dengan jam mulai kerja dalam format 24 jam. Misal 08:00, 14:00 |
| Off Duty Time | Diisi dengan jam berakhir kerja dalam format 24 jam. Misal 12:00, 21:00 |
| Late Time (Mins) | Diisi dengan jumlah waktu setelah berapa menit dari jam mulai kerja akan dihitung sebagai telat. Misalkan jika diinput 5 maka jika karyawan melakukan absensi 5 menit setelah jam kerja yang ditentukan akan dihitung sebagai telat/terlamabat masuk, sedangkan jika melakukan absensi sampai lewat 4 menit tetap dihitung normal (tidak terlambat) |
| Leave Early Time (Mins) | Diisi dengan jumlah waktu berapa menit sebelum jam kerja berakhir akan dihitung sebagai pulang cepat. Misalkan jika diinput 5 maka jika karyawan melakukan absensi 5 menit sebelum jam kerja berakhir yang telah ditentukan akan dihitung sebagai pulang cepat, sedangkan jika melakukan absensi sampai 4 menit sebelum waktunya pulang maka tetap dihitung normal (tidak pulang cepat) |
| Beginning In | Diisi dengan jam berapa karyawan sudah mulai bisa clock in atau absen masuk. Misal jika ingin ditetapkan satu jam sebelum jam 8 sudah mulai bisa absen masuk, maka pada setting ini diinput jam 07:00 |
| Ending In | Diisi dengan jam berapa batasan karyawan untuk melakukan clock in atau absen masuk. Misal jika ingin ditetapkan satu jam setelah jam 8 masih bisa absen masuk maka pada setting ini diinput jam 09:00 |
| Beginning Out | Diisi dengan jam berapa karyawan sudah mulai bisa clock out atau absen pulang. Misal jika ingin ditetapkan satu jam sebelum jam 14 karyawan sudah mulai bisa absen pulang, maka pada setting ini diinput jam 13:00 |
| Ending Out | Diisi dengan jam berapa karyawan masih bisa clock out atau absen pulang. Misal jika ingin ditetapkan satu jam setelah jam 14 karyawan masih bisa absen pulang, maka pada setting ini diinput jam 15:00 Pada Beginning In/Out, Ending In/Out, yang dimaksud tidak bisa melakukan absensi setelah waktu yang ditentukan adalah berkaitan dengan laporan atau rekap absen. Untuk proses absensi di mesin masih tetap bisa dilakukan, tidak akan ada blokir atau mesin menolak, tetapi nantinya log absen tersebut tidak akan masuk di rekap atau laporan |
| Count as Workday | Biarkan default |
| Count as minute(minute) | Biarkan default |
| Must C/In Must C/Out | Biarkan default semuanya di ceklis |
Daftar Harga Mesin Absensi Fingerprint Murah
- Contoh jika ingin membuat jam kerja Non Shift dengan aturan jam kerja jam 08:00 sampai jam 16:00, tidak ada toleransi keterlambatan ataupun pulang cepat, serta pengaturan Beginning In/Out dan Ending In/Out nya masing-masing satu jam, maka aturan yang perlu diinput adalah sebagai berikut
- Setelah selesai, jangan lupa klik Post untuk menyimpan.
- Jika ingin menambah jam kerja baru, klik Add kemudian input aturan jam kerja sesuai kebutuhan.
- Selanjutnya dmiftah akan memberikan contoh membuat beberapa aturan jam kerja yaitu Non Shift, Shift 1, Shift 2, dan 3.
- Dengan aturan yang sama dengan contoh pembuatan jam kerja Non Shift diatas, maka tiap jam kerja hasilnya menjadi seperti berikut
- Untuk mengedit pengaturan jam kerja, klik pada nama jam kerja yang akan di edit, lalu arahkan ke kolom sebelah kanan dan edit sesuai kebutuhan. Jangan lupa untuk menyimpannya hasil edit dengan cara klik Post
- Untuk menghapus aturan jam kerja, pilih jam kerja yang akan di hapus pada kolom sebelah kiri, lalu klik Delete.
- Untuk jam kerja yang sedang digunakan sebagai jadwal karyawan, sobat dmiftah tidak bisa menghapusnya, hanya bisa mengeditnya saja
- Setelah selesai, klik tombol x atau close untuk keluar
Melakukan Pengaturan Jam Kerja Shift pada Attendance Management
Setelah selesai membuat aturan jam kerja, langkah selanjutnya adalah melakukan pengaturan shift kerja karyawan. Pengaturan shift kerja adalah pengelompokkan aturan kerja yang telah di set pada Timetable kedalam rentan kerja atau skema pekerjaan karyawan untuk periode tertentu.
Untuk membuat Pengaturan Shift Kerja pada attendance management, ikuti langkah-langkah berikut
- Klik Shift Management pada sisi kiri layar
- Untuk mulai membuat pengaturan shift, klik Add
- Sebagai contoh pertama dmiftah akan membuat pengaturan non shift dalam periode satu bulan penuh dengan hari kerja senin-jumat, maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut
- Setelah di klik Add, maka akan muncul tampilan seperti berikut
- Double klik pada kolom Name untuk mengganti nama atau rename, misal menjadi Non Shift
- Double klik pada Cycle Unit untuk memilih periode yang diinginkan. Untuk pengaturan ini dmiftah pilih week atau per minggu
- Klik Add Time untuk menambah jam kerja, lalu akan muncul jendela Add Shift Time Period
- Pada kolom sebelah kiri pilih atau ceklis jam kerja Non Shift
- Lalu pada kolom sebelah kanan, ceklis hari apa saja yang akan diberlakukan untuk shift tersebut. Karena tadi dmiftah ingin membuat hari kerjanya senin-jumat saja, maka sabtu dan minggu tidak diceklis
- Untuk Record this time period as OT biarkan default saja
- Setelah selesai, klik OK untuk menyimpan
- Contoh selanjutnya dmiftah akan membuat pengaturan kerja shift dari mulai shift 1 sampai shift 3 dalam setiap minggunya, di mana hari kerjanya berlaku dari senin-sabtu (Minggu libur), maka pengaturannya adalah sebagai berikut
- Jika pengaturan shift telah selesai dibuat, klik tombol x untuk keluar
Sebenarnya untuk periode yang lebih lama bisa dipilih month atau bulanan pada cycle unit. Jika dipilih month, maka akan muncul pilihan tanggal dari tanggal 1 sampai akhir bulan.
Pilih atau ceklis tanggal untuk menetapkan tanggal berapa saja yang akan diberlakukan jam kerjanya.
Melakukan Pengaturan Jam Kerja-Jadwal Absensi Karyawan pada Attendance Management
Setelah selesai melakukan pengaturan shift kerja karyawan selanjutnya adalah menetapkan jadwal absensi karyawan.
Untuk melakukan pengaturan jadwal absensi karyawan, ikuti langkah berikut
- Klik Employee Schedule pada sisi kiri layar
- Sebagai contoh, dmiftah akan membuat jadwal absensi untuk karyawan dengan aturan berikut
| DMIFTAH | Non Shift selama satu bulan penuh |
| Dina Nurahmi | Shift 1 pada minggu pertama dan ketiga, Shift 2 pada Minggu kedua dan keempat |
| Jajang Jaenudin | Shift 2 pada minggu pertama dan ketiga, Shift 1 pada minggu kedua dan keempat |
| Ujang Solehudin | 3 Shift bergiliran dalam setiap minggunya |
Daftar Harga Mesin Absensi Fingerprint Innovation Terbaru
- Untuk karyawan DMIFTAH, Pilih nama karyawan yang akan diatur jadwal absensinya, kemudian klik Arrange Shifts
- Klik tanda Plus (+) Pilih Non shift lalu tentukan periode jadwal absensi pada time range.
- Karena akan ditetapkan untuk satu bulan penuh, maka piih dari tanggal 1 sampai akhir bulan.
- Klik OK untuk menyimpan
- Setelah disimpan, maka akan terlihat jadwal telah berhasil ditambahkan untuk karyawan DMIFTAH.
- Klik OK untuk menyimpan dan keluar.
- Setelah berhasil diinput, maka jika di klik nama karyawan, pada bagian bawah akan terlihat jadwal yang telah ditetapkan pada tiap harinya.
- Selanjutnya untuk karyawan Dina Nurahmi, Klik pada Dina Nurahmi lalu klik Arrange Shifts
- Klik tanda Plus (+), Pilih Shift 1 lalu pada time range tentukan tanggal awal dan akhir minggu pertama dimulai dari hari senin sesuai Attendance Rule yang telah dibuat sebelumnya. Baca juga Cara Melakukan Setting Attendance Rule.
- Karena pada bulan januari minggu pertama hanya tanggal 1 saja, maka time range nya di set tanggal 1 saja
- Untuk penetapan jadwal mingguan, hari libur yang telah ditetapkan dalam pengaturan shift boleh untuk tidak dimasukkan kedalam jadwal, misal jika hari Minggu libur, maka range time nya boleh dari senin-sabtu.
- Klik Ok untuk menyimpan
- Klik tanda Plus (+) lagi, Pilih Shift 2 lalu pada time range tentukan tanggal awal dan akhir minggu kedua
- Klik OK untuk menyimpan
- Lakukan penambahan jadwal tersebut sampai akhir bulan ataupun sampai bulan berikutnya jika perlu
- Semua jadwal yang telah ditetapkan akan terlihat pada Assigned Schedule List. Klik OK untuk menyimpan dan keluar.
- Setelah jadwal absensi berhasil diinput, maka jika dipilih karyawan Dina Nurahmi pada bagian bawah akan terlihat rincian jadwal absensi per harinya
- Dengan cara yang sama, set jadwal untuk Jajang Jaenudin dan Ujang Solehudin hingga hasilnya seperti berikut
Demikian tutorial tentang Cara Melakukan Pengaturan Jam Kerja, Shift, dan Jadwal Absensi pada Attendance Management.
Perlu diingat, tips yang dmiftah bagikan hanya tips dasarnya saja. Sobat bisa lebih berkreasi dalam pembuatan jadwal jam kerja, shift kerja, maupun absensi karyawan sesuai kebutuhan karena pengaturan tentang ini sangat fleksibel, rentang waktunya bisa lebih luas dari yang dmiftah contohkan diatas.
Setelah ini, selanjutnya sobat dmiftah bisa Setting Hari Libur dan Alasan Ketidakhadiran (Sakit, Izin, Cuti, Dinas Luar).
Let's share this article with your friends!
