Cara Setting Attendance Management : Menambahkan Data Karyawan
Halo sobat dmiftah! Apa kabar? Mudah-mudahan sehat ya. Pada tutorial kali ini dmiftah akan membahas tentang Cara Menambahkan dan Mengupload Data Karyawan Pada Attendance Management.
Artikel ini adalah bagian dari artikel lainnya yang saling berkaitan dan merupakan urutan kedua dalam langkah pengaturan atau setting Attendance Management. Artikel lainnya yang berhubungan adalah sebagai berikut
- Cara Setting Database, Attendance Rule, dan Pembuatan Departemen/Bagian
- Cara Input Data atau Menambahkan Karyawan pada Attendance Management, Set Administrator, dan Upload Data Karyawan ke Mesin (halaman ini)
- Cara Setting Pengaturan Jam Kerja, Shift Kerja, dan Absensi Karyawan pada Attendance Management
- Cara Setting Hari Libur dan Alasan Ketidakhadiran (Sakit, Izin, Cuti, Dinas Luar) pada Attendance Management
- Cara Mencetak Rekap Data atau Laporan Absensi Fingerprint
Menambahkan Data Karyawan pada Attendance Management
Setelah selesai melakukan setting pada pengaturan dasar kehadiran atau Attendance Rule, langkah selanjutnya yang bisa sobat dmiftah lakukan adalah menginput data karyawan.
Sebenarnya ada dua cara untuk menginput data karyawan kedalam mesin absensi dan Attendance Management ini.
Cara yang pertama yaitu dengan menambahkan sidik jari karyawan terlebih dahulu kedalam mesin absensi, baru kemudian menambahkan informasi karyawan lainnya seperti nama, jenis kelamin dan lain-lain pada Attendance Management.
Karena step pertamanya adalah menambahkan sidik jari pada mesin, maka pada saat mendaftarkan sidik jari ke mesin absensi, administrator harus mencatat No AC atau ID beserta nama karyawan tersebut.
Dan selanjutnya data karyawan lainnya diinput setelah Attendance Mangement terhubung ke mesin absensi.
Cara yang kedua merupakan proses kebalikan dari cara yang pertama. Data karyawan diinput dahulu pada Attendance Management kemudian di upload ke mesin absensi.
Selanjutnya pada mesin absensi, karyawan diminta untuk mendaftarkan sidik jarinya. Sederhananya, administrator melihat data user atau karyawan pada mesin absensi, memanggil karyawan untuk mendaftarkan sidik jari, mendaftarkan sidik jari dan menyimpannya.
Nah pada tutorial kali ini dmiftah hanya akan membahas langkah yang dilakukan dengan cara yang kedua. Sobat dmiftah bisa pilih cara yang mana saja, karena perbedaannya hanya urutannya saja.
Untuk melakukan input data karyawan pada Attendance Management, ikuti langkah berikut.
- Siapkan data karyawan yang akan diinput.
Sebenarnya pada mesin absensi maupun Attendance Management ini tidak diharuskan untuk menginput data karyawan secara lengkap, tetapi untuk mempermudah membedakan dengan karyawan yang lain jika ada data yang sama seperti kemiripan nama, maka data penunjang lain seperti tanggal lahir, Nomor Induk Pegawai, dan lain-lain akan sangat berguna.
- Buka program aplikasi Attendance Management. Jika belum diinstall, silahkan download dan install software Attendance Management terlebih dahulu.
- Klik icon Employees pada toolbar atau sidebar (sama saja) hingga muncul jendela Employee List
Disarankan, data karyawan yang pertama kali diinput adalah karyawan yang nantinya akan berperan sebagai administrator di mesin absensi. Hal ini untuk mempermudah mengingat AC No atau ID jika nanti diperlukan.
Daftar Harga Mesin Absensi Fingerprint Murah
- Isi data karyawan seperti berikut:
| AC No | Diisi dengan No urut input data atau urutan data karyawan yang diinput ke Attendance Management. AC No diisi otomatis oleh sistem jadi tidak perlu diinput manual, dan nantinya AC No ini tidak bisa di edit. |
| Gender | Pilih Jenis kelamin karyawan |
| Nasionality | Diisi dengan data kebangsaan misal ID untuk kebangsaan Indonesia, dan sebagainya. Untuk data kebangsaan ini hanya opsional dan boleh di kosongkan. |
| Title | Diisi dengan titel karyawan. Biasanya berupa Bpk, Ibu, Sdr, dan lain-lain. Ini juga cuma opsional. |
| Date of birth | Diisi dengan tanggal lahir karyawan. Sebaiknya data ini diisi. |
| CardNumber | Diisi dengan Nomor Induk Karyawan, atau Nomor Induk Pegawai, dan sebagainya. Ini juga cuma opsional, tapi sebaiknya diisi jika memang datanya ada. |
| Name | Diisi dengan nama lengkap karyawan. Nama ini wajib diisi. |
| PIN | Ini hanya opsional. Boleh dikosongkan. |
| Office Tel. | Diisi dengan No telepon kantor jika ada. Ini hanya opsional, boleh dikosongkan. |
| Privilige | Level karyawan dalam mesin absensi. Privilige ini dikosongkan saja karena secara default setiap data karyawan levelnya akan di set menjadi user. Jika akan di set menjadi Administrator pun tidak perlu dipilih di Privilige ini, kita akan mengaturnya nanti. |
| Date of Employment | Diisi dengan tanggal masuk karyawan. Meskipun data ini opsional sebaiknya data ini diisi. |
| Mobile No. | Diisi dengan nomor telepon pribadi (no hp) karyawan. Sebaiknya diisi. |
| Home Add. | Diisi dengan alamat rumah karyawan. Ini cuma opsional, boleh diisi ataupun dikosongkan. |
| Photo | Boleh ditambahkan dengan foto karyawan jika ada. Foto karyawan bisa diambil dari berkas yang sudah ada, memindai foto di scanner, ataupun langsung diambil fotonya dengan perangkat kamera seperti web cam. |
- Jika data karyawan sudah diinput, jangan lupa klik Save untuk menyimpan, kemudian klik Add untuk menambahkan data karyawan yang lain, dan seterusnya.
- Jika data karyawan akan di edit, sobat dmiftah hanya perlu klik nama karyawannya dan arahkan kursor ke bagian atau data mana yang akan di edit kemudian klik Save.
- Jika data karyawan sudah banyak dan ingin mencari karyawan tertentu, gunakan kolom pencarian (baris kosong putih pada bagian atas), masukan nama, no telepon atau data lain dari karyawan yang akan dicari kemudian klik Search
- Jika ingin menghapus data karyawan, klik nama karyawan yang akan dihapus kemudian klik Delete. Perhatian! Data karyawan yang telah dihapus tidak bisa dikembalikan atau di restore, jadi jika terjadi kesalahan menghapus data karyawan maka harus dilakukan input ulang.
- Jika ingin menonaktifkan karyawan tanpa menghapus data, klik icon L (Employee Layoff) pada bagian atas menu.
- Jika ingin memindahkan status departemen/bagian/divisi karyawan, klik icon T (Transfer employee in interior department) pada bagian atas menu kemudian pilih departemen tujuan. Untuk menambahkan Departemen Perusahaan, silahkan baca Cara Menambahkan Departemen Perusahaan pada Attendance Management
Set Administator untuk Attendance Management dan Mesin Absensi
Salah satu kelebihan mesin absensi fingerprint adalah level hak akses yang dapat dibatasi. Pembatasan hak akses ini penting karena ada hal-hal tertentu yang sebaiknya tidak bisa dilakukan oleh semua user.Jika tidak ada user dengan privilage Administrator yang diaktifkan pada mesin absensi, maka semua menu dan pengaturan yang terdapat pada mesin absensi bisa diakses oleh siapapun.
Hal ini tentu saja sangat tidak direkomendasikan. Dengan dapat diaksesnya menu dan setting di mesin absensi akan menimbulkan hal berikut
- Berpotensi terjadi kecurangan karena dapat membuka semua pengaturan termasuk set waktu.
- Berpotensi kebocoran data karena dapat mengakses data transaksi.
- Berpotensi kehilangan data karena dapat membuka, mengedit, dan menghapus data user.
User Administrator juga berperan untuk membatasi akses membuka aplikasi Attendance Management di komputer. Dengan kata lain, aplikasi Attendance Management ini nantinya hanya bisa diakses oleh user dengan privilage Administrator saja, tidak dapat diakses oleh semua user.
Ini berguna untuk mengurangi resiko kebocoran data jika saja ada orang yang iseng ingin mengakses dan manipulasi data absensi karyawan.
Untuk mengatur Administrator, ikuti langkah berikut
- Buka program aplikasi Attendance Management, lalu klik menu Maintenance/Options
- Klik Administrator hingga muncul jendela seperti berikut
- Klik Administrator lalu pilih Add Super Administrator
- Pilih user yang akan di set sebagai Administrator, kemudian klik OK hingga muncul pop up The 1 administrator has been successfully added. administrator's initial password is his/her own attendance checking number yang menandakan user yang dipilih telah berhasil di set menjadi Administrator dan password untuk mengaksesnya adalah AC No dari user tersebut
- Muncul jendela Set Administrators Purview. Jendela ini berisi akses apa saja yang akan diberikan kepada user Administrator yang telah dipilih tadi
- Pilih semua item dengan cara klik tanda ceklis dua lalu klik OK
- Secara otomatis Attendance Management akan melakukan restart dan akan muncul form login untuk memasukan user dan password
- Masukkan nama user yang telah di set sebagai Administrator tadi atau jika nama terlalu panjang, input nama user dengan menggunakan AC No. atau ID usernya saja.
- Masukkan password. Password default nya adalah AC No. atau ID, jadi jika AC No. nya 1 maka passwordnya adalah 1
- Tekan Enter atau klik Login
- Setelah berhasil masuk, maka pada Title Bar pada aplikasi Attendance Management akan terlihat nama user Administrator
Menghubungkan Attendance Management ke Mesin Absensi
Setelah selesai menginput data karyawan dan set Administrator, selanjutnya adalah melakukan upload data karyawan ke mesin absensi.
Tetapi sebelum itu tentu saja mesin absensi harus terhubung dengan komputer.
Untuk menghubungkan komputer ke mesin absensi, ikuti langkah berikut
- Klik toolbar Device
- Pilih Machine name (di sisi kiri jendela Device Manage). Pilih No 1 atau 2
- Pilih Ethernet pada Communication type, kemudian masukkan IP Address mesin absensi yang telah di set sebelumnya. Untuk melakukan setting IP Address pada mesin absensi, silahkan baca Setting IP Address Mesin Absensi
- Pengaturan yang lainnya biarkan default.
- Klik Save untuk menyimpan pengaturan hingga muncul jendela pop up Operation Successful
- Klik OK lalu tutup jendela Device Manage
- Pada Machine list, klik Machine name yang baru saja di setting kemudian klik toolbar Connect
- Pada sisi kanan bawah akan terlihat log proses menghubungkan ke mesin absensi
- Jika sudah terhubung, akan terlihat notifikasi mesin absensi berhasil terhubung dan icon Machine name pada Machine list akan menyala/berwarna
Mengupload Data Karyawan ke Mesin Absensi
Setelah Attendance Management terkoneksi ke mesin absensi, langkah selanjutnya tinggal upload data karyawan.
Untuk mengupload data karyawan, ikuti langkah berikut
- Klik Upload User Info and FP
- Klik Nama perusahaan hingga semua user atau data karyawan yang telah diinput terlihat semua pada kolom tengah (kolom user)
- Pilih data karyawan mana saja yang akan di upload. Secara default semua data karyawan akan terpilih atau di ceklis. Jika ini adalah pertama kalinya data di upload, sobat bisa membiarkannya default.
- Tombol Select All untuk memilih atau ceklis semua data karyawan.
- Tombol Invert All untuk membatalkan ceklis pada semua data karyawan.
- User info. Pastikan di ceklis karena memang user info atau data karyawan yang akan di upload
- Fingerprint. Opsional. Jika untuk mengupload data karyawan saja, ini tidak perlu di ceklis. Jika untuk perbaikan data, ceklis Fingerprint ini.
- Photo. Opsional, boleh fotonya di upload sekalian atau tidak. Sesuai kebutuhan saja.
- Hight rate mode. Mode kualitas tinggi. Jika diceklis biasanya memerlukan waktu upload yang sedikit lebih lama.
- Overwrite. Mode untuk menimpah data yang sudah ada pada mesin absensi. Jika ini adalah pertama kalinya data karyawan di upload, maka tidak perlu diceklis. Tetapi upload data karyawan dikarenakan ada perubahan data, maka ini harus diceklis.
- Klik Upload untuk memulai upload data ke mesin absensi. Tunggu hingga proses upload selesai, kemudian tutup jendela upload (From PC to Device)
Mendaftarkan Sidik Jari Karyawan pada Mesin Absensi
Sekarang semua data karyawan sudah ada pada mesin absensi dan langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah mendaftarkan sidik jari karyawan.
Cara untuk menambahkan atau mendaftarkan sidik jari karyawan ke mesin absensi fingerprint ini sangat mudah. Silahkan sobat dmiftah ikuti langkah berikut
- Tekan keypad M/OK untuk membuka menu
- Pilih User Mng lalu tekan M/OK
- Pilih Manage dengan menekan keypad panah ke kanan
- Pilih user atau karyawan mana yang akan di daftarkan sidik jarinya
- Tekan M/OK kemudian arahkan ke pilihan Edit dengan menekan keypad panah kebawah
- Arahkan ke Enroll FP lalu tekan M/OK
- Akan muncul permintaan untuk mendaftarkan sidik jari lalu masukkan jari pada fingerprint scanner.
- Tunggu hingga sidik jari berhasil di identifikasi mesin. Perhatikan bar Quality. Pastikan sidik jari teridentifikasi sampai bar berwarna hijau atau minimal 70%. Untuk itu pastikan jari yang di scan sedikit ditekan agar permukaan yang di scan menjadi lebih lebar.
- Lakukan scan sidik jari hingga 3 kali sebagai konfirmasi seperti yang kita lakukan jika membuat password
- Jika sudah 3 kali scan dan sidik jari berhasil disimpan maka akan muncul pesan Enroll success! seperti gambar berikut
- Jika muncul pesan FP Enrolled Alrd seperti gambar dibawah, berarti sidik jari tersebut telah terdaftar sebelumnya. Tekan ESC kemudian daftarkan dengan menggunakan jari yang lain.
- Setelah sidik jari berhasil didaftarkan tekan M/OK dan akan kembali ke menu edit user
- Perhatikan di samping Enroll FP akan terlihat FP Num:1. Artinya Fingerprint untuk user atau karyawan tersebut telah berhasil di daftarkan dengan jumlah 1 sidik jari.
- Sebaiknya tambahkan sidik jari yang lain untuk user atau karyawan yang sama sebagai antisipasi jika suatu saat sidik jari yang pertama terjadi error atau tidak bisa digunakan untuk melakukan absensi, misal karena basah, luka, dan lain sebagainya.
- Untuk mendaftarkan sidik jari yang lainnya, arahkan kembali ke Enroll FP kemudian tekan M/OK
- Daftarkan jari yang lain dengan langkah-langkah seperti diatas.
- Jika sidik jari selanjutnya berhasil ditambahkan, maka pada FP Num nya akan bertambah.
- Setelah selesai, arahkan ke OK (M<-) kemudian tekan keypad M/OK untuk menyimpan.
- Pilih karyawan yang lain dan lakukan hal yang sama seperti diatas, dan begitu seterusnya hingga semua sidik jari karyawan terdaftar pada mesin absensi.
- Jika semua sidik jari karyawan telah berhasil di daftarkan, tekan keypad ESC hingga interface mesin absensi kembali ke halaman awal.
Simpan Sidik Jari Karyawan dari Mesin Absensi ke Attendance Management
Setelah di upload lalu di menyimpannya balik ke atteandance management? Emang perlu?
Pada mesin absensi hanya bisa untuk mendaftarkan sidik jari, sedangkan untuk mengetik nama karyawan atau user tidak bisa. Maka dari itu identitas atau informasi karyawan diinput pada Attendance Management.
Jika data nama karyawan tidak di upload maka ketika melakukan identifikasi sidik jari, pada mesin absensi hanya terlihat AC No atau ID karyawan saja, tidak ada info karyawan lainnya.
Sedangkan pada Attendance Management berlaku sebaliknya. Tidak bisa untuk menambahkan sidik jari karena memang itu tugasnya mesin absensi.
Lalu kenapa dibutuhkan data sidik jari untuk Attendance Management?
Data sidik jari ini diperlukan untuk dicocokkan ketika membuat rekap laporan absensi.
Jika tidak ada data fingerprint dari user atau karyawan, bagaimana bisa Attendance Management mengetahui kalau itu log user atau karyawan A, karyawan B, sampai karyawan Z.
- Koneksikan Attendance Management ke mesin absensi
- Klik menu Download User Info and FP hingga muncul jendela From Device to PC
- Klik Browse user in device untuk melihat data karyawan yang terdapat pada mesin absensi. Secara default semua user akan terpilih atau diceklis
- Ceklis pada pilihan Including Finger dan mulai simpan sidik jari
- Tunggu hingga proses selesai.
- Jika ingin menghapus data karyawan pada mesin absensi, ceklis atau pilih data karyawan yang akan dihapus datanya, kemudian tekan tombol Delete
- Tombol delete hanya menghapus data karyawannya saja, seperti Nama, Card number, dan lainnya, tanpa menghapus sidik jarinya.
Demikian tutorial tentang Cara Menambahkan dan Mengupload Data Karyawan Pada Attendance Management. Langkah selanjutnya yang harus sobat dmiftah lakukan yaitu Set Time Tables, Shift Management, dan Employee Schedule
Kunjungi selalu dmiftah.com untuk update info, tips, dan ulasan terbaru lainnya.
Let's share this article with your friends!
