Cara Setting Attendance Management: Set Hari Libur, Sakit, Izin, Cuti

Halo sobat dmiftah! Apa kabar? Mudah-mudahan sehat ya. Pada tutorial kali ini dmiftah akan membahas tentang Cara Setting Hari Libur dan Ketidakhadiran Lainnya pada Attendance Management

Artikel ini adalah bagian dari artikel lainnya yang saling berkaitan dan merupakan urutan keempat dalam langkah pengaturan atau setting Attendance Management. Artikel lainnya yang berhubungan adalah sebagai berikut

1. Cara Setting Database, Attendance Rule, dan Pembuatan Departemen/Bagian
2. Cara Input Data atau Menambahkan Karyawan pada Attendance Management, Set Administrator, dan Upload Data Karyawan ke Mesin
3. Cara Setting Pengaturan Jam Kerja, Shift Kerja, dan Absensi Karyawan pada Attendance Management
4. Cara Setting Hari Libur dan Alasan Ketidakhadiran (Sakit, Izin, Cuti, Dinas Luar) pada Attendance Management (Halaman ini)
5. Cara Mencetak Rekap Data atau Laporan Absensi Fingerprint 

Cara Setting Hari Libur pada Attendance Management

Meskipun tidak sepenting penambahan jam kerja atau jadwal kerja karyawan, tetapi penambahan hari libur pada Attendance Management akan mempermudah pekerjaan.

Administrator atau staf yang merekap laporan absen tidak perlu menambahkan hari libur pada absensi karyawan satu per satu. Cukup dengan sekali input saja maka hari libur tersebut bisa di aplikasikan ke semua karyawan.

Untuk menambahkan hari libur pada Attendance Management, ikuti langkah berikut

1. Buka program aplikasi Attendance Management. Jika belum diinstall, silahkan download dan install software Attendance Management terlebih dahulu.
2. Klik Maintenance/Options lalu pilih Holiday List
3. Klik tanda Plus 
   +
   untuk menambahkan data hari libur
4. Double klik pada Holiday Name lalu isi dengan nama hari libur, misal Tahun Baru 2022
5. Double klik pada Holiday Time lalu isi dengan tanggal dimulainya libur, cukup dalam format d/m/yy misal 1/1/22 lalu tekan 
   Enter
6. Double klik pada Holiday Length lalu isi dengan lama atau durasi libur dalam satuan hari
   • Jika hari libur tersebut hanya satu hari saja, maka ketik 1 lalu tekan
     Enter
     .
   • Jika hari liburnya beberapa hari seperti cuti bersama, maka hanya perlu diinput jumlah hari liburnya di kolom ini, tidak perlu menambahkan tanggal berikutnya satu per satu.
7. Setelah selesai klik tanda ceklis untuk menyimpan pengaturan
8. Untuk mengedit, pilih hari libur yang akan di edit lalu klik tanda segitiga keatas. Edit sesuai keperluan lalu simpan dengan cara klik tanda ceklis.
9. Untuk menghapus hari libur, pilih hari libur lalu klik tanda minus 
   -
10. Setelah selesai, klik tombol x untuk keluar

Cara Setting Hari Libur pada Jadwal Kerja Karyawan

Setelah hari libur selesai ditambahkan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan karyawan mana saja yang mendapat jatah hari libur.

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan hari libur pada karyawan, caranya mudah.

1. Klik Employee Schedule
   • Pilih karyawan yang akan diatur hari libur nya. Sobat dmiftah dapat  memilih beberapa karyawan secara bersamaan dengan cara menekan tombol
     Ctrl
     lalu klik karyawan siapa yang akan dipilih.
   • Ataupun bisa memilih beberapa karyawan sekaligus dengan memilih Departemen. Baca juga Cara Membuat Daftar Departemen Pada Attendance Management
2. Klik Arrange Shifts
3. Untuk mengaplikasikan atau memberlakukan hari libur, pastikan Holiday telah di ceklis
4. Sebaliknya, jika hari libur tersebut tidak akan diberlakukan, hilangkan tanda ceklis pada Holiday
5. Klik OK untuk menyimpan.

Setelah pengaturan disimpan, maka pada jadwal akan berubah. Jika sebelumnya ada jadwal masuk, setelah ditambahkan dan diberlakukan libur maka jadwal masuknya menjadi non aktif atau tidak ada.

Daftar Harga Mesin Absensi Fingerprint Murah

Cara Setting Ketidakhadiran Karyawan pada Attendance Management

Pada Attendance Management terdapat pengaturan berdasarkan klasifikasi untuk ketidakhadiran karyawan. Pengaturan yang dimaksud ini seperti sakit, izin, dinas luar, cuti, dan sebagainya.

Untuk mengatur dan menambahkan kategori ketidakhadiran karyawan, ikuti langkah berikut

1. Klik Maintenance/Options lalu pilih Leave class

   Secara default sudah tersedia 3 kategori, yaitu Sick, Vacation, dan other. Sobat dmiftah bisa menghapusnya ataupun mengeditnya sesuai keperluan.

2. Isi Leave Class Name dengan nama kategori
3. Isi Min. Unit dengan satuan atau perhitungan ketidakhadiran
4. Pilih waktu yang sesuai atau diinginkan (jam, menit, atau hari kerja)
5. Set simbol yang ingin ditampilkan di laporan pada Symbol in report, jika diperlukan.
6. Pengaturan lainnya biarkan default saja.
7. Simpan pengaturan dengan cara klik tanda ceklis

   Sebagi contoh, dmiftah ingin membuat pengaturan sakit dan cuti yang dihitung 1 hari kerja, dan dinas luar yang dihitung 3 hari kerja. Maka pengaturannya adalah sebagai berikut

8. Untuk menambahkan kategori baru, klik tanda tambah 
   +
   lalu masukkan pengaturan sesuai kebutuhan
9. Untuk menghapus kategori, pilih kategori lalu klik tanda minus 
   -
10. Setelah selesai klik tanda 
    x
    untuk keluar

Cara Set Status Ketidakhadiran Karyawan

Setelah kategori ketidakhadiran selesai di set, selanjutnya tinggal set status ketidakhadirannya pada jadwal absensi karyawan.

Untuk setting status ketidakhadiran karyawan, ikuti langkah berikut

1. Klik Attendance lalu pilih Employee leaving on Bussines/asking for leave
2. Pilih Departemen lalu pilih nama karyawannya. Sobat bisa memilih satu ataupun beberapa karyawan sekaligus
3. Tentukan rentang waktu pada Time Range
4. Klik Add untuk menambahkan status atau rencana ketidakhadiran
5. Pada Time Range, tentukan tanggal awal dan tanggal akhir tidak hadir
6. Pilih kategori ketidakhadiran pada Please choose to leave type
7. Isi Reason dengan alasan ketidakhadiran jika perlu. Jika tidak perlu, boleh dikosongkan
8. Klik OK untuk menyimpan
9. Setelah data berhasil disimpan, maka akan terlihat blok pada tanggal yang telah di set tadi
10. Untuk mengedit status ketidakhadiran, klik blok yang akan di ubah lalu klik edit. Edit sesuai kebutuhan kemudian klik OK untuk menyimpan
11. Untuk menghapus status ketidakhadiran, klik blok yang akan dihapus lalu klik Delete
12. Setelah selesai, klik tombol
    x
    untuk keluar